Тольяттинский госуниверситет приближает цифровые сервисы к стандарту Госуслуг
В Тольяттинском государственном университете (ТГУ) запустили робота, который позволит получить справку об обучении, не выходя из дома. В будущем такой робот будет вести все кадровые движения студентов.
В 2024 году ТГУ провел масштабную цифровую трансформацию инфраструктуры предоставления сервисов пользователям. Была создана платформа новых личных кабинетов, система снятия и анализа больших данных цифровых следов, запущена система управления бизнес-процессами, все компоненты объединены при помощи интеграционной шины. Новая архитектура позволит значительно быстрее создавать качественные цифровые сервисы, упрощая взаимодействие студентов с университетом и повышая эффективность и удобство для всех пользователей.
– Еще в старом личном кабинете был сделана одна страничка, на которой человек получает доступ ко всем сервисам, которые есть у него в Тольяттинском госуниверситете, – говорит проректор по цифровизации ТГУ Роман Боюр. – В новом личном кабинете мы постарались сделать удобнее те сервисы, которыми студенты пользуются чаще всего. Это информация об учебном процессе, оплата обучения, управление паролем и контактными данными. В историю платежей добавили информацию о пенях. Для иностранных студентов сделали поддержку договоров со стоимостью обучения в валюте полностью на английском языке. Собрали в одном месте формы всех заявлений: отчислиться, восстановиться, перейти на бюджет и т. д. На примере ухода в академотпуск сделали сервис «а-ля Госуслуги» с удобным интерфейсом, прозрачным пошаговым процессом и уведомлениями. Но, наверное, самое главное то, что мы внедрили и отладили современные перспективные технологии по роботизации.
Внедрение программных роботов от PIX Robotics позволило автоматизировать процессы выдачи справок из ERP «Галактика»* с применением электронной подписи ТГУ, сократив время обработки до двух минут. То есть теперь в выдаче студенту справки об обучении сотрудники вуза уже не участвуют.
– Роботизация – очень перспективное направление сейчас. Робот – это компьютерная программа, которая имитирует действия человека – двигает мышкой, нажимает кнопки, смотрит на картинки, создает файлы и т. д. Робота можно запрограммировать на какие-то действия, – поясняет Роман Боюр. – Когда студент ТГУ в личном кабинете запрашивает справку, робот входит в программу «Галактика», в модуль управления контингентом студентов, находит студента в списке обучающихся, формирует ему справку в формате PDF, сохраняет под нужным именем, подписывает ее электронной подписью Тольяттинского государственного университета, после чего выкладывает в личный кабинет студента.
Таким образом, робот формирует юридически значимый документ, который пользователи могут получить в своих личных кабинетах без необходимости посещать офис или взаимодействовать с администрацией.
– При этом система управления бизнес-процессами (BPMS) отследит, чтобы заявление не потерялось и все было сделано вовремя, решит возникающие проблемы. Например, если справка не создалась, администратор системы получит уведомление, что что-то не так и надо разбираться, – рассказал Роман Боюр.
Он отметил, что есть такие документы, для формирования которых участие сотрудников вуза все же необходимо. Но с помощью нового личного кабинета и внедренных технологий процесс получения и этих документов будет существенно упрощен.
– Все это лишь первые шаги к появлению полного набора удобных для студентов сервисов, но, чтобы сделать эти шаги, нам пришлось очень серьезно переделать внутренние системы, внедрить ряд новых технологий. Впереди большая работа, – резюмировал Роман Боюр.
Михаил Криштал, ректор Тольяттинского госуниверситета:
– В политике цифровой трансформации программы развития ТГУ, которую мы реализуем в рамках федеральной программы стратегического академического лидерства «Приоритет 2030», предусмотрено улучшение и создание новых цифровых сервисов, развитие цифровой инфраструктуры, подтягивание уровня цифровой зрелости отстающих подразделений и процессов до необходимого для их эффективного функционирования. Мы разработали оригинальную матрицу цифровой зрелости, по которой пытаемся оценивать, где по уровню цифровизации сейчас находятся различные подразделения и процессы. Как и любая крупная организация, университет «растянут» по уровням цифровой зрелости в зависимости от того или иного процесса, той или иной структуры. Иногда разрывы начинают тормозить развитие организации в целом.
Сейчас для нас приоритетом является резкое улучшение условий работы и учебы, прежде всего через создание и предоставление удобных сервисов для сотрудников и студентов, создания комфортных условий для одновременной или бесшовной работы с ними. Другой приоритет – это роботизация однотипных трудоемких операций. Это очень серьезный и значимый для нас проект. Масса рутинных операций требует интеграции различных программных продуктов. Для их реализации человеку приходится держать в голове сразу несколько программ и платформ, помнить, откуда какую информацию брать и куда копировать. Как правило, это очень трудоемкие и в то же время однотипные операции – вот их и могут заменить роботы. Это приводит к повышению качества сервиса, снижению ошибок, многократному ускорению выполнения операций и, конечно, экономии времени и ресурсов. Первое наше внедрение позволило отработать технологию роботизации, и есть основания полагать, что в дальнейшем эта работа пойдет во много раз быстрее. Собственно, в этом, а не в роботизации одного процесса состоит идея проекта – обеспечить максимально возможную роботизацию, но с учетом ее целесообразности с точки зрения эффективности и окупаемости при внедрении и эксплуатации.
